Künstliche Intelligenz ist der logische nächste Schritt in der
digitalen Entwicklung. Die Lernfähigkeit von Programmen macht das Arbeitsleben
leichter. Gerade in Bezug auf Dokumente und deren korrekte Archivierung. Für
diesen Prozess gibt es bei PaperOffice PIA.
Nein, PIA ist keine freundliche Büroangestellte, die sich
täglich der Aufgabe widmet, analog wie digital neu eingegangene Unterlagen dort
abzulegen, wo sie hingehören. In der menschlichen Form gibt es unzählige Pias
mit anderen Namen, die diese Arbeit oft verrichten, obwohl es gar nicht ihr
Aufgabengebiet ist, aber ohne diese mühselige händische Verwaltung in einem
digitalen Umfeld bald im Chaos versinken würden. Übrigens eine Arbeit, die
unglaublich viel Zeit und Ressourcen kostet, wobei sich vermutlich noch niemand
die Mühe machte, den Kostenfaktor zu überschlagen. Die Vermutung liegt nahe, dass
hierbei allein für Deutschland ein dreistelliger Millionenbetrag zusammenkommt.
Was ist denn nun PIA?
PIA ist ein Bestandteil der automatisierten Ablage der
PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware und steht für:
PaperOffice
Intelligente
Ablage
Der Mensch zeichnet sich vor allem durch das Erkennen
logischer und zugleich abstrakter Zusammenhänge aus. In Kombination mit seinem Gedächtnis
erhält er oder sie so im Laufe der Jahre einen Erfahrungsspeicher, der dabei
hilft, neue Erfahrungen einfacher einzuordnen und in Bezug auf ihre Bedeutung
einzuschätzen. Das Problem oder vielleicht auch das Glück für den Menschen ist
hierbei, das sein Gedächtnis genauso wenig perfekt ist wie die Fähigkeit der
Einschätzung von Bedeutungen. Denn Logik ist das eine, Gefühle sind das andere.
PIA hingegen wird nicht durch Gefühle beeinflusst und
besitzt ein perfektes Gedächtnis. Den anderen Teil, das Erkennen logischer
sowie abstrakter Zusammenhänge, muss auch PIA lernen, jedoch tut sie dies
weitaus schneller als der Mensch, dem ja eigentlich erst im Erwachsenenalter,
also nach gut 18 Jahren, geistige Höchstleistung zugestanden wird. PIA hingegen
lernt mit jedem neuen Dokument hinzu und nutzt dabei sofort das bereits erlernte.
Die KI von PIA ist in der Lage, eingehende Dokumente nach
bestimmten Merkmalen selbständig zu erkennen und der jeweiligen Ablage zuzuordnen.
Völlig automatisch. Sobald PIA von einem korrespondierenden Unternehmen, einer
Behörde oder einem Kunden bestimmte Daten einmal erfasst hat, werden alle
weiteren Unterlagen mit den gleichen Merkmalen entsprechend zugeordnet.
PIA – im Zeichen der Drei
Die Orientierung, welches Dokument wohin gehört, erfolgt
zunächst über drei Erkennungsmerkmale:
- Visuelle Erkennung
- Erkennung nach Schlagwörtern
- Erkennung über QR- oder Barcodes
Unter einer visuellen Erkennung ist die Abspeicherung
bestimmter, auf jedem Dokument identisch zu findende optische Merkmale zu
verstehen, etwa das Firmenlogo oder die Fußzeile.
Auch Schlagwörter wiederholen sich auf einem Dokument oft,
zum Beispiel die USt-IdNR oder die Emailadresse.
Zuletzt noch, wenn vorhanden, maschinenlesbare Barcodes und
QR-Codes.
So muss dank PIA jeder neue schriftliche Kontakt nur einmal
eingelesen und ein entsprechender Ordner innerhalb des PaperOffice DMS angelegt
werden. Jede weitere Korrespondenz mit diesen Merkmalen wandert von nun an
automatisch in den entsprechenden Ordner. Für die Auffindung einer Unterlage
sind vor allem die Schlagwörter von Bedeutung, die entweder selbst oder wahlweise
über PIA festgelegt werden. Die Live-Stichwortsuche in PaperOffice findet das
entsprechende Dokument blitzschnell zum Beispiel über das Eingangsdatum und wenn
dieses entfallen ist, dann über ein anderes markantes Wort oder eine
Wortkombination, auch das ist in PIA möglich.
Analoge Dokumente lassen sich über Flachbettscanner, Einzugs-
oder Trommelscanner oder andere Verfahren einlesen und stehen in kürzester Zeit
als digitale Inhalte im jeweiligen Ordner zur Verfügung. PIA, das intelligente Werkzeug
zur automatisierten Ablage in PaperOffice DMS, spart viel Zeit und damit Geld.
