PIA – die KI in PaperOffice DMS

Künstliche Intelligenz ist der logische nächste Schritt in der digitalen Entwicklung. Die Lernfähigkeit von Programmen macht das Arbeitsleben leichter. Gerade in Bezug auf Dokumente und deren korrekte Archivierung. Für diesen Prozess gibt es bei PaperOffice PIA.

Nein, PIA ist keine freundliche Büroangestellte, die sich täglich der Aufgabe widmet, analog wie digital neu eingegangene Unterlagen dort abzulegen, wo sie hingehören. In der menschlichen Form gibt es unzählige Pias mit anderen Namen, die diese Arbeit oft verrichten, obwohl es gar nicht ihr Aufgabengebiet ist, aber ohne diese mühselige händische Verwaltung in einem digitalen Umfeld bald im Chaos versinken würden. Übrigens eine Arbeit, die unglaublich viel Zeit und Ressourcen kostet, wobei sich vermutlich noch niemand die Mühe machte, den Kostenfaktor zu überschlagen. Die Vermutung liegt nahe, dass hierbei allein für Deutschland ein dreistelliger Millionenbetrag zusammenkommt.

Was ist denn nun PIA?

PIA ist ein Bestandteil der automatisierten Ablage der PaperOffice Dokumentenmanagementsoftware und steht für:

PaperOffice

Intelligente

Ablage

Der Mensch zeichnet sich vor allem durch das Erkennen logischer und zugleich abstrakter Zusammenhänge aus. In Kombination mit seinem Gedächtnis erhält er oder sie so im Laufe der Jahre einen Erfahrungsspeicher, der dabei hilft, neue Erfahrungen einfacher einzuordnen und in Bezug auf ihre Bedeutung einzuschätzen. Das Problem oder vielleicht auch das Glück für den Menschen ist hierbei, das sein Gedächtnis genauso wenig perfekt ist wie die Fähigkeit der Einschätzung von Bedeutungen. Denn Logik ist das eine, Gefühle sind das andere.

PIA hingegen wird nicht durch Gefühle beeinflusst und besitzt ein perfektes Gedächtnis. Den anderen Teil, das Erkennen logischer sowie abstrakter Zusammenhänge, muss auch PIA lernen, jedoch tut sie dies weitaus schneller als der Mensch, dem ja eigentlich erst im Erwachsenenalter, also nach gut 18 Jahren, geistige Höchstleistung zugestanden wird. PIA hingegen lernt mit jedem neuen Dokument hinzu und nutzt dabei sofort das bereits erlernte.

Die KI von PIA ist in der Lage, eingehende Dokumente nach bestimmten Merkmalen selbständig zu erkennen und der jeweiligen Ablage zuzuordnen. Völlig automatisch. Sobald PIA von einem korrespondierenden Unternehmen, einer Behörde oder einem Kunden bestimmte Daten einmal erfasst hat, werden alle weiteren Unterlagen mit den gleichen Merkmalen entsprechend zugeordnet.

PIA – im Zeichen der Drei

Die Orientierung, welches Dokument wohin gehört, erfolgt zunächst über drei Erkennungsmerkmale:

1. Visuelle Erkennung
2. Erkennung nach Schlagwörtern
3. Erkennung über QR- oder Barcodes

Unter einer visuellen Erkennung ist die Abspeicherung bestimmter, auf jedem Dokument identisch zu findende optische Merkmale zu verstehen, etwa das Firmenlogo oder die Fußzeile.

Auch Schlagwörter wiederholen sich auf einem Dokument oft, zum Beispiel die USt-IdNR oder die Emailadresse.

Zuletzt noch, wenn vorhanden, maschinenlesbare Barcodes und QR-Codes.

So muss dank PIA jeder neue schriftliche Kontakt nur einmal eingelesen und ein entsprechender Ordner innerhalb des PaperOffice DMS angelegt werden. Jede weitere Korrespondenz mit diesen Merkmalen wandert von nun an automatisch in den entsprechenden Ordner. Für die Auffindung einer Unterlage sind vor allem die Schlagwörter von Bedeutung, die entweder selbst oder wahlweise über PIA festgelegt werden. Die Live-Stichwortsuche in PaperOffice findet das entsprechende Dokument blitzschnell zum Beispiel über das Eingangsdatum und wenn dieses entfallen ist, dann über ein anderes markantes Wort oder eine Wortkombination, auch das ist in PIA möglich.

Analoge Dokumente lassen sich über Flachbettscanner, Einzugs- oder Trommelscanner oder andere Verfahren einlesen und stehen in kürzester Zeit als digitale Inhalte im jeweiligen Ordner zur Verfügung. PIA, das intelligente Werkzeug zur automatisierten Ablage in PaperOffice DMS, spart viel Zeit und damit Geld. 

Paperoffice Erfahrungen – Zufriedenheit ist ihre Zier

Es gibt für fast jedes Unternehmen, das sich mit Produktion und Dienstleistung beschäftigt, ein Zauberwort, das über alles andere hinweg die größte Bedeutung besitzt. Dieses Zauberwort beinhaltet schlicht den Erfolg der jeweiligen Firma. Es geht um Kundenzufriedenheit. Der Grad der Kundenzufriedenheit steigt mit den positiven Erfahrungen, die der Anwender oder Nutzer eines Produktes oder einer Dienstleistung macht. Mit ihrer Dokumentenmanagementsoftware macht es sich das Team von Paperoffice nicht leicht, damit ihre Kunden es leicht haben und so über positive Erfahrungen berichten können oder einfach nur zufrieden sind.

Doch wer ehrlich zu sich selbst ist, weiß, dass Zufriedenheit nicht ewig anhält. Neue Erfahrungen bringen neue Erwartungen, die wiederum im besten Fall darin münden, dass durch die Umsetzung der Erwartungen die Zufriedenheit zurückkehrt.

 

Nach diesem einfachen Prinzip arbeitet das Team von Paperoffice und dies nun schon seit dem Jahr 2002. Zuerst waren es die eigenen Erfahrungen mit dem alltäglichen Papierchaos, die dazu führten, dass eine Dokumentenverwaltungssoftware geschrieben wurde. Die Software kam so gut an, dass daraus das Hauptgeschäftsfeld wurde. Paperoffice war geboren.

Paperoffice – immer ein bisschen besser

Heute profitiert Paperoffice einerseits vom Know how der Mitarbeiter, andrerseits von den Mitteilungen der Nutzer, die ihre

Erfahrungen einbringen. Das ist ein wichtiger Bestandteil von jedem Entwicklungsprozess, ohne dass hierbei ein Missverhältnis bezüglich Erfahrungen und Lösungen entsteht. Paperoffice ist in den aktuellen Versionen eine runde Sache, um es einmal vereinfacht auszudrücken. Doch welche Privatperson und welche Unternehmensführung kann von sich behaupten, alles zu Wissen? Modernes Dokumentenmanagement umfasst eine Vielzahl von Punkten, deren Berücksichtigung immer im Verhältnis zum Bedarf stehen muss. Eine Software wie Paperoffice ist für einen gigantischen Markt geschrieben, nicht etwa für irgendeine Nische, obwohl auch in der Nische ein gutes DMS wahre Wunder vollbringen kann.

Kundenfeedback und Kritik gehören einfach dazu. Die Macher von Paperoffice stellen sich dem Feedback ihrer Kunden, die ihre Erfahrungen mitteilen. Je nachdem kann es durchaus sein, das die mitgeteilten Erfahrungen in Form von Lösungen schon beim nächsten Update enthalten sind.

Es ist jedoch nicht immer einfach

Obwohl das Team von Paperoffice schnell reagiert, werden sich im Angesicht einer gigantischen Menge an Hard- und Software immer irgendwelche Haken und Ösen finden. Ein großes Problem besteht darin, das viele Soft- und Hardware-Hersteller ein ungenügendes Informationsangebot aufweisen. Das hängt wiederum damit zusammen, dass entweder kein oder eine ungenügendes DMS eingesetzt wird.

Es ist schon eine gewisse Portion Ironie dabei, das so manche Kritik darauf beruht, das unzureichende Informationen zu kleinen Fehlern führen, beispielsweise dann, wenn etwa ein Hersteller von Scannern eine unvollständige Modellliste vorweist. So können die fehlenden, aber vorhandenen, Scanner nicht implementiert werden. Hätte der Hersteller Paperoffice als DMS genutzt, wäre dies mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht passiert. Das Beispiel zeigt, dass es keine perfekte Welt gibt, aber dass sich Unternehmen wie Paperoffice bemühen, der Perfektion möglichst Nahe zu kommen. Das funktioniert nur, wenn aus Erfahrungen gelernt wird, wobei schlechte Erfahrungen einen Ansporn für die Leute von Paperoffice darstellen, es noch besser zu machen. Gute Paperoffice Erfahrungen oder Kundenzufriedenheit, die sich in positiven Feedbacks zu Paperoffice äußern, sind für die Menschen hinter dem Unternehmen das Salz in der Suppe.